A contingência automática, é uma grande facilidade para o operador do caixa, mas ela precisa ser acompanhada para que não restem notas fiscais pendentes.
Caso hajam notas fiscais pendentes, o lojista incorre em falta por não transmitir as notas no prazo determinado pela Secretaria de Fazenda, e no caso de cancelamento ou inutilização pode-se ainda perder o prazo.
Outro detalhe é que quando seu contador for realizar a apuração dos seus impostos, haverão números faltando na sequência da emissão das notas fiscais, impedindo correto cálculo dos tributos, quando provavelmente ele entrará em contato para que essas ausências sejam verificadas.
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Em todos os nossos sistemas, existem formas de prevenir e corrigir problemas e pendências. Principalmente pendências fiscais que podem acarretar autuações por parte da secretaria de fazenda.
A grande maioria das notas fiscais em contingência pendentes, está lá porque no momento do seu envio, houve uma falha na conexão da internet. Sistemas que emite documentos fiscais requerem conexões de internet consistentes em relação a qualidade.
Outro motivo, são as pendências fiscais. Especialmente no caso do SISTEMA FOOD, Ao tentar emitir uma nota fiscal NFCe em que haja uma pendência fiscal, como por exemplo um código NCM incorreto no produto, será apresentada imediatamente na tela, uma mensagem informando a necessidade de correção. Você pode corrigir o problema e posteriormente emitir a nota ou emitir a nota em contingência corrigindo o problema na sequência.
O ideal é que se acompanhe a lista de operações realizadas regularmente.
Essas pendências podem ocorrer por conta expiração do certificado digital, fechamento do caixa antes da conclusão da transmissão das contingências, em consequência de falhas no seu serviço de internet, falta de energia, erros de novos cadastros de produtos, erros de cadastros antigos de produtos, onde houve alteração da legislação e etc.
A simples criação de um cadastro de produto incorreto, pode lhe trazer muito transtorno.
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Como prevenir que suas notas fiscais fiquem pendentes.
Como dissemos anteriormente, ao emitir uma nota fiscal, caso haja alguma pendência principalmente fiscal, será apresentada imediatamente na sua tela uma mensagem, informando qual o erro e o item da nota em que o erro se apresenta se for o caso.
Vamos tomar como exemplo, um erro de código NCM no cadastro de produto que é um erro muito comum.
Estando o cadastro do produto com um NCM inválido, seja porque foi preenchido incorretamente ou porque perdeu sua validade
Veja que a mensagem informa que há um problema de NCM inválido e qual item apresenta o erro, facilitando seu trabalho de identificar e corrigir a falar.
Nesse momento, você pode:
A) Parar a emissão, entrar no sistema de GESTÂO em outra Janela, corrigir o NCM do item, voltar e concluir a emissão;
B) Emitir em contingência e após liberar o cliente corrigir o problema
COMO VERIFICAR SE HÁ NOTAS FISCAIS PENDENTES.
- Entre no sistema de CAIXA (PDV)
- Clique em CONSULTA, no menu à esquerda.
- Escolha o PERÍODO de tempo que deseja verificar, podendo ser a semana atual para uma verificação de rotina, ou o mês anterior para validar antes de enviar ao contador. Quanto maior o período, mais tempo o sistema levará para encontrar todas as notas. Por isso, se emite muitas notas, faça a verificação por semana e não por mês.
- Em PDV, coloque 0 (Zero) se tiver mais de um CAIXA.
- Em STATUS, você pode optar por NÃO TRANSMITIDAS, assim a pesquisa é mais rápida e vamos direto ao assunto, listando apenas as que necessitam de alguma ação.
- Na janela RESULTADOS, aparecerão todas as notas NÃO TRANSMITIDAS no período escolhido. Selecione a nota e clique em RETRANSMITIR NFC-E.
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Situações possíveis.
- Enviada – Nota gerada e enviada a secretaria de fazenda. Esta é a situação ideal, onde tudo deu certo e a nota foi transmitida corretamente à secretaria de fazenda.
- Canceladas – Notas geradas enviada à secretaria de fazenda, mas cancelada posteriormente. Também está tudo bem neste caso. Apesar de ter sido cancelada, o cancelamento também já foi transmitido à secretaria de fazenda.
- OFF-Line – Notas transmitidas em contingência que estão dependendo de ser transmitidas à secretaria de fazenda. Provavelmente nestes casos, é apenas necessário retransmitir, caso o sistema não o tenha feito automaticamente ainda.
- Não Transmitidas. Notas onde houve alguma rejeição por parte da secretaria de fazenda, impedindo sua transmissão. Nesses casos, a própria secretaria de fazenda envia uma mensagem chamada REJEIÇÃO, informando o motivo da nota ter sido rejeitada.
Como podemos ver as situações 1 e 2 não requerem nossa atenção, as notas da situação 3 necessitam apenas ser retransmitidas e especificamente na situação 4, precisamos verificar que REJEIÇÃO foi informada para a nota, resolver o problema e depois retransmitir.
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Alguns tipos de rejeição e suas soluções
Apresentaremos a seguir, alguns exemplos de rejeição e possíveis soluções. Caso se depare com alguma rejeição que não esteja indicada abaixo, entre em contato com nosso suporte para que possamos ajudá-los.
Para descobrir qual a rejeição que impediu a nota de ser transmitida, selecione a nota no quadro RESULTADOS e clique em RE-ENVIAR NFCe/SAT. O sistema irá tentar retransmitir a nota apresentando novamente a mensagem de rejeição.
Um detalhe interessante, é que muitas dessas mensagens aparecem no momento da venda, quando o operador deveria verificar o motivo. É muito comum, entretanto, que não dê a devida atenção, pela facilidade de emitir a nota em contingência, fechando assim a venda, mas não transmitindo a nota e deixando mais um a pendência acumulada.
1 – ERRO – Falha na validação dos dados da nota: XX
TAG: <det nitem=”4”> <prod> ID: I05/NCM (Código NCM) – Conteúdo inválido.
Esta não é exatamente uma rejeição, o sistema já se antecipou a Secretaria de Fazenda e está lhe informando que há um erro no seu cadastro do quarto produto na lista da nota. O código NCM desse produto precisa ser corrigido. Identifique o 4 item na lista, verifique o Código correto do NCM na nota fiscal de compra, entre no CADASTRO de PRODUTOS, corrija o produto e retransmita a nota.
Mensagens como esta poderão aparecer, apresentando erros em outros códigos. Nesses casos, emita a nota para liberar o cliente, mas corrija logo o erro na sequência para que não acumulem pendências e retransmita a nota.
2 – Ausência do meio de pagamento.
Esta também não é uma rejeição, você apenas esqueceu de informar o meio de pagamento da operação. Dê dois cliques na nota desejada, e na janela de diálogo que vai se abrir, escolha o(s) meio(s) de pagamento no quadro a direita, preencha o valor e clique em OK. normalmente o meio de pagamento é um só como CART O por exemplo e o valor é o valor total da nota.
3 – REJEIÇÃO: Informado NCM inexistente[ Item 1 HALLS, Quantidade 1UN = 2,50}
Começamos então com as rejeições propriamente ditas A Secretaria de Fazenda está lhe informando neste caso, que há um erro no seu cadastro do primeiro produto da nota, no nosso exemplo a bala HALLS. O código NCM desse produto precisa ser corrigido. Apesar de existir um NCM cadastrado, ele está incorreto. Isso acontece normalmente em mudanças da legislação que alteram a tabela de códigos NCM ou um erro no cadastramento do produto. Verifique o Código correto do NCM na nota fiscal de compra, entre no CADASTRO de PRODUTOS, corrija o produto e retransmita a nota.
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4 – REJEIÇÃO: Chave de acesso difere da existente no DB Rejeição Código numérico
informado na chave de acesso difere do código numérico da NF-e
[XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX]
Este é um caso onde será necessário o apoio de nosso suporte técnico, são casos raros similares aos pulos de numeração que veremos mais à frente. Entre em contato com o Suporte Técnico para a resolução.
5 – Operation Aborted
Este não é um erro nem uma rejeição. O sistema está apenas informando que finalizou a operação antes de concluí-la em função de algum outro problema, provavelmente um dos anteriores.
6 – REJEIÇÃO: NFe já utilizada na base do SEFAZ.
Esta rejeição ocorre quando você tenta realizar a inutilização de uma nota que foi transmitida normal e corretamente, não sendo possível sua inutilização.
7 – Pulo na numeração sequencial das notas.
Há casos raros onde as notas pendentes, não possuem problemas fiscais, mas sim um pulo na sequência de numeração das notas.
Esse caso acontece quando há uma interrupção no diálogo eletrônico do sistema com a Secretaria de Fazenda, depois que o processo de emissão da nota já havia sido iniciado em situação normal e não de contingência e a secretaria de fazenda já havia autorizado a emissão e o sistema não conseguiu transmitir a nota emitida. Isso normalmente é provocado por falta de energia ou queda no link da internet no exato momento da transmissão da nota.
É um processo muito raro, mas pode acontecer. A emissão fica incompleta no sistema e na secretaria de fazenda, mas como o processo de emissão já havia sido iniciado, a numeração fica sendo considerada. Nesses casos a nota será uma operação não concluída, no sistema, mas irá ser considerada como número utilizado na sequência.
- Esses números precisam ser inutilizados clicando em INUTILIZAR NFCe.
- Na caixa de diálogo que se abrirá, escolha a SÉRIE da nota, coloque a NUMERAÇÃO, que pode ser um único número repetido nas duas casas ou uma sequência como por exemplo 32 à 38.
- Clique em FINALIZAR para concluir a operação de inutilização da numeração.
Esse processo irá gerar uma XML para a NFCe inutilizada, que será enviada ao seu contador, junto com as demais XMLs autorizadas.
Antes de enviar ao contador na virada do mês, faça uma análise completa realizando a pesquisa pelo mês anterior em PERIODO e em STATUS deixe TODAS, para ver todas as notas em todas as situações.
Este artigo não possui a finalidade de transmitir orientações Fiscais, mas sim de orientar o usuário na configuração e lançamento correto das informações no sistema. Para Orientações fiscais consulte SEMPRE seu contador.
Ele também pode compreender genericamente sistemas e versões diferentes. Para conhecer sua solução exata, entre em contato com nossos consultores neste link, pelo whatsapp 21 98209-5462, ou pelo CHAT aí ao lado.
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Até a próxima e sucesso.
Laierte Rodrigues Dias
