Ajustes na legislação obrigaram o preenchimento dos campos unidade do produto vendido (cEAN) e unidade tributável do produto vendido (cEANTrib) na Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) quando o produto comercializado possuir código de barras com GTIN registrado. Os Ajustes também estipulam, reforçados agora pela nota técnica 2021.003, que os sistemas autorizadores da NF-e e NFC-e deverão validar as informações descritas nos campos cEAN e cEANTrib junto ao Cadastro Centralizado de GTIN (CCG), devendo as notas serem rejeitadas em caso de não conformidade com as informações contidas no CCG.
Estamos avisando a alguns meses: não deixe para em cima da hora. Vá corrigindo seu cadastro.
Atualmente qualquer informação que é adicionada nos campos do GTIN (CEAN, CEANTRIB) faz com que a nota seja autorizada pela SEFAZ. Porém, este campo não irá mais aceitar qualquer informação. Uma tabela padronizada do governo vai comparar:
– O tamanho do código do produto;
– Se o código é tributado ou isento;
– Demais informações para autorizar ou não a emissão da nota fiscal.
É muito fácil para qualquer pessoa entender, que para organizar um cadastro de produtos, seja em um sistema, um cardápio ou em uma planilha, esses produtos necessitam possuir códigos de identificação, para facilitar sua localização há qualquer momento do recebimento, armazenagem, venda ou entrega.
O que não é fácil de entender, é porque existem tantos códigos que fazem a mesma coisa: identificar o produto. Como por exemplo: Código de ordem, referência, GTIN, EAN, cEAN, cEANTrib e SKU.
Com o advento da emissão de documentos fiscais eletrônicos, principalmente notas fiscais, as empresas se viram diante da obrigação de utilizar esses códigos, mas não é simples entender o porque utilizar e suas diferenças. Além do que, com as novas orientações da fazenda, muitos comerciantes estão entendendo que precisarão possuir obrigatoriamente dois códigos de barras nos cadastros de seus produtos.
Vamos falar hoje sobre cada um deles, suas funções e diferenças.
TRECHO ATUALIZADO EM 10/09/22
1.1 Alterações introduzidas na Versão 1.10
A versão 1.10 da NT basicamente adia algumas regras de validação do Serviço de Autorização de Nota Fiscal que verificam a existência do GTIN no CCG-Cadastro Centralizado de GTIN para a maior parte dos produtos comercializados. Foram feitas algumas melhorias na documentação e, de forma mais detalhada, as mudanças desta nova versão da NT são:
A. Existência do GTIN no CCG
- Limitada a verificação da existência do GTIN no CCG e o futuro batimento de informações contra esse cadastro de GTIN somente para a NF-e (modelo 55);
- Limitada a verificação da existência do GTIN no CCG nessa fase inicial somente para as operações de venda da Indústria (CFOP de Venda Produção do Estabelecimento) e para alguns grupos de mercadorias específicos. O grupo inicial de Mercadorias consta no Anexo I desta NT – Mercadorias relacionadas com a Indústria de Tabaco, Medicamentos e Brinquedos;
- Demais grupos de Mercadorias a serem validados serão definidos a posteriori, por novas versões dessa NT e com prazos futuros.
B. Validação do NCM informado na NF-e em relação a informação do CCG (Etapa 2, RV 9I03-20)
- Esta validação futura será mantida, limitada agora a operação de venda da Indústria, conforme as mercadorias do Anexo I desta NT (Etapa 1: RV 9I03-10 e 9I12-10).
C. Validação do CEST informado na NF-e em relação a informação do CCG
- Adiada a implementação da validação do CEST em relação ao CCG, sem data prevista para implementação (RV 9I03-30).
D. Regras de Validação Eliminadas
- Eliminada a regra de validação do GTIN da Unidade Tributável em relação ao GTIN Contido informado no CCG. Motivo: existe o GTIN do Kit e este GTIN pode representar um conjunto de GTIN Contidos diferentes (RV 9I03-40).
- Eliminada a regra de validação do GTIN da Unidade Tributável em relação ao NCM informado no CCG. Motivo: esta verificação já é feita para o campo cEAN (RV 9I12-20).
- Eliminada a regra de validação do GTIN da Unidade Tributável em relação ao CEST informado no CCG. Motivo: esta verificação já é feita para o campo cEAN (RV 9I12-30).
E. Diversos
- Correção da documentação para o código de erro da RV U01-30;
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Código de ordem
O código de ordem, ou em alguns casos chamado de código do produto, é o mais simples de entender de todos os códigos de identificação do produto. É o código que é atribuído ao produto ou serviço, no momento de seu cadastro. Se for por um sistema, é um índice de identificação do produto dentro do banco de dados. Normalmente o primeiro produto cadastrado receberá o código 01, o segundo 02, e assim sucessivamente. Se for em uma planilha ou na arte de um cardápio para impressão, será atribuído manualmente por quem está elaborando.
A grande maioria dos sistemas permite que este código seja alterado no momento do cadastro, para atender a alguma necessidade específica da empresa ou de seu setor. Um restaurante por exemplo que possua um código de refrigerante no seu cardápio impresso como 05, poderá cadastrar no sistema esse refrigerante com o código de ordem 05, para facilitar o fechamento da conta e emissão da nota fiscal.
No caso de restaurantes que já possuem sistema, deverá haver o cuidado de consultar o sistema para identificar o código de ordem, no momento da elaboração ou atualização de um cardápio.
No caso de inventários e reorganizações de estoque em empresas de qualquer setor, o mesmo cuidado deve ser tomado.
Não é aconselhável, alterar a descrição de um produto já vendido, mantendo o código de ordem. Se um produto ou serviço já foi vendido, por obrigação fiscal, seus registros devem ser mantidos por cinco anos, mesmo que inativos dentro do sistema. É um erro muito comum em restaurantes que renovam seus cardápios e nos demais setores quando há descontinuidade de uma determinada linha de produtos.
Em alguns sistemas, principalmente industriais, esse código de ordem poderá possuir também letras, se transformando em código de referência quando utilizado pelas revendas.
Referência
O código de referência, ou simplesmente referência, é o código que identifica a origem, linha, ou o produto original.
Uma auto peças por exemplo, que trabalhe com produtos originais e paralelos, sendo esses paralelos, cópias dos originais fabricados por outras empresas que não o fabricante. pode possuir 3 produtos diferentes cópias do mesmo produto original, com qualidades e preços diferenciados. Todos os 3 produtos então, teriam como referência o código do produto original.
Quando um cliente solicitar qualquer peça, o atendente pesquisará a referência do original, identificando facilmente a variedade de produtos que poderá ofertar ao cliente. Desde o mais barato e de pior qualidade, até o original mais caro.
Esse código é cadastrado a partir da organização de códigos do fabricante.
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GTIN e EAN
GTIN é a sigla mundial para – Global Trade Item Number –, que é um código identificador para produtos comercializados, que anteriormente eram chamados de códigos EAN – European Article Number -, ou simplesmente código de barras, como é popularmente chamado. Foi desenvolvido e é controlado pela GS1, que é a responsável pela atribuição dos códigos GTIN para qualquer item, seja produto ou serviço, que pode ser precificado, pedido ou faturado em qualquer ponto da cadeia de suprimentos.
Vale ressaltar, que generalizar chamando o GTIN de código de barras, é um equívoco, já que existem inúmeros formatos para códigos de barras, como os QR Codes por exemplo. Se você estiver se referindo à identificação de um produto, pode usar o termo código de barras, mas é necessário entender que códigos de barras não se limitam ao formato do código GTIN. Mesmo o GTIN possui variações que vão de 8 a 14 dígitos, possuindo codificações diferentes para cada quantidade de dígitos. O mais utilizado em nosso país é o GTIN-13, antigo EAN-13, que poderá verificar na figura abaixo.
O GTIN-8 é codificado no código de barras EAN-8. O GTIN-12 é mais utilizado no código de barras UPC-A, o GTIN-13 é codificado no EAN-13 e o GTIN-14 no ITF-14.
Para possuir GTIN nos seus produtos, é necessário se cadastrar na GS1 e escolher um plano, a partir do qual vc terá direito de gerar seus GTIN´s, que passam a ser a identificação do seu produto em qualquer parte do mundo. Só quem pode cadastrar produtos para terem códigos GTIN atribuídos, é o fabricante.
No Brasil, a GS1 possui ainda o Cadastro Nacional de Produtos – CNP – que é a base de dados central onde é possível consultar o GTIN de qualquer produto, sendo que o GTIN inicia pelo código do país de origem do produto.
Com a sequência numérica atribuída pela GS!, é possível criar a representação gráfica, comumente conhecida como código de barras, que será decodificada por um leitor, no momento da venda no caixa, ou da conferência no estoque. Essa conversão e impressão das etiquetas é realizada pelo Sistema de Gestão.
SKU
O SKU, Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque, é um código de identificação utilizado principalmente em grandes centros de distribuição e lojas virtuais para otimizar a gestão do armazenamento dos produtos.
É um código único de identificação de um produto, utilizado para classificar e organizar os produtos no estoque de acordo com suas características, como tamanho, cor, modelo e fabricante. Cada produto possui um SKU que deve ser único e formado por uma sequência de letras e números que representam as suas especificidades. Um produto que possua uma variação mínima de cor, por exemplo, em relação a um produto que já possua um SKU, necessita de um novo código..
A grande vantagem do SKU é que o produto pode ser identificado pela simples leitura do código.
Pela dificuldade em gerir uma enorme gama de códigos e informações, não é muito utilizado por pequenas e médias empresas que não estejam no e-commerce, onde é praticamente obrigatório.
A criação do SKU, pode ser automatizada ou manual, e normalmente reúne siglas de três dígitos que representam suas características.
Por exemplo uma calça jeans, marca Colapso, número 36, masculina, preta, teria um SKU assim: CLP-MSC-JEA-PT-36.
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Agora vou ter que cadastrar dois códigos de barras para meus produtos?
Sim vai.
cEAN e cEANTrib
São códigos utilizados para diferenciar produtos comercializados em unidades de medidas diferentes, de acordo com a forma/volume de comercialização do produto.
Vamos levar em consideração uma lata de refrigerante Coca Cola, que pode ser comercializada em lata, mala e caixa, para que esses produtos possam ser comercializados, cada unidade de medida precisa possuir seu GTIN, ou código de barras. Neste exemplo do refrigerante Coca Cola, o próprio fabricante já possui códigos para todas as embalagens, seja da unidade ou se um dos dois tipos de pacotes. Sendo assim, o comerciante pode – e deve – utilizar os mesmos códigos em seu cadastro.
Mas se o produto comprado for fracionado em uma outra unidade de medida que não possui atribuição prévia do fabricante, como proceder?
Considerando por exemplo uma saca de 20 quilos de ração ou de cimento, que o comerciante fracionará para venda em quilo, mas também manterá a opção de vender em saca, ele precisará criar um código GTIN de interno, para que possa cadastrar e comercializar o quilo fracionado. Depois de consultar o fornecedor para garantir que não existe uma código de barras já cadas
trado para essa unidade.
Há de se ressaltar, que o fracionamento só ocorrerá se o produto for comprado em uma unidade de medida maior, para venda na mesma unidade e também em unidades menores. Por exemplo, uma caixa com 36 unidades de latas de Coca Cola. Se a compra foi de 36 unidades de lata de Coca Cola e não da caixa, é uma revenda direta sem fracionamento. O fracionamento tem a função de facilitar o trabalho do comerciante em relação ao controle de estoque, mas exige cuidados e agora passa a possuir suas exigências fiscais.
A partir destes esclarecimentos fica mais fácil entender que:
O cEANTrib, sempre será o GTIN da menor unidade de medida comercializada, nos nossos casos a lata ou o quilo.
O cEAN será o GTIN das unidades de medida dos pacotes, no caso da Coca Cola poderá então haver um cEAN para a mala e outro para a caixa, enquanto no caso da ração haverá um cEAN para a SACA.
Os critérios para estabelecer estes códigos, estão associados a forma como a mercadoria é comprada. se por exemplo a Coca Cola for comprada em unidades de lata e não em caixas com várias latas, o que obrigaria o fracionamento, O cEAN será igual ao cEANTrib.
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Código de barras interno.
O código de barras interno, é uma facilidade que o empresário possui, para criar códigos de barras que o auxiliem na organização de seus produtos, que podem até ser utilizados na venda, desde que a princípio os produtos não estejam sendo comercializados para revenda. Quando então, o ideal é que este empresário se cadastre na GS1 e possua códigos oficiais para atribuir a seus produtos.
Exemplos comuns desse uso são:
- Emissão de etiquetas de códigos de barras por balanças internas para fechamento da venda no caixa na saída, como acontece em supermercados. Normalmente são códigos de barras que se iniciam com 2, possuem também os 13 dígitos como o GTIN 13, no lugar do registro da empresa vem o código do produto e no final pode ser utilizado o valor a ser pago ou o peso. Isso dependerá de como a balança foi configurada.
- Uso de tabela de referência com códigos impressos ou Impressão de códigos criados manualmente para venda de produtos fracionados a quilo, como ração e cimento.
- Emissão de etiquetas de códigos de barras por balanças internas para cobranças de refeições em restaurantes.
Sou obrigado a usar o GTIN?
Reza a Lei: “§ 6º Fica obrigatório o preenchimento dos campos cEAN e cEANTrib da NF-e, quando o produto comercializado possuir código de barras com GTIN REGISTRADO (Numeração Global de Item Comercial), ou seja o código de barras do fabricante, como observado o disposto no § 4º da cláusula sexta.”
Ou seja, se o produto possui GTIN registrado e for utilizá-lo em um documento fiscal, é obrigatória a utilização e cada unidade de medida precisa possuir seu GTIN.
Como vai acontecer?
1ª etapa – 2022:
A partir de 12 de setembro – Ao tentar emitir uma nota fiscal a SEFAZ vai validar se o código informado no campo GTIN existe ou não. Caso não exista, o cliente terá que acessar o cadastro do produto que está com o código inexistente e alterar para um código existente na base de dados da SEFAZ.
2ª etapa – 2023:
A partir de 12 de Julho – Além de verificar se existe ou não, a SEFAZ vai retornar também se todos os códigos do produto, não somente o do GTIN, são válidos, como por exemplo NCM, CEST, CST.
Como se preparar?
Queremos que você esteja preparado para atender seus clientes.
Se antecipe e oriente seus colaboradores para se prepararem verificando os códigos existentes. Para isso, o cliente pode usar o VALIDADOR DE CÓDIGO GTIN, disponibilizado pelo Governo, verificar pela nota fiscal de compra ou pela embalagem do produto. Se não encontrar, precisará consultar seu fornecedor ou pesquisar na internet, validando no link abaixo.
Existem empresas que realizam esse trabalho de validação, mas o preço cobrado está fora do alcance da maioria dos empreendimentos de varejo do país.
E os produtos que realmente não possuem Getin?
Há divergências entre os especialistas, sobre o que acontecerá com produtos que realmente não possuem GETIN registrado, como refeições em restaurantes, ou produtos vendidos em unidades fracionadas por exemplo. A maioria entende que eles serão diferenciados pelo CFOP de produto acabado 5101, já outros informaram não poder afirmar isso. A lei diz que: “…sé o produto possui código de barras registrado…”, o que excluiria os demais, a dúvida é de como isso será validado e também já sabemos que códigos com um número inferior de caracteres serão também validados.
Como em boa parte das alterações tributárias realizadas no Brasil, provavelmente aprenderemos na prática.
Este artigo não possui a finalidade de transmitir orientações Fiscais, mas sim de orientar o usuário na configuração e lançamento correto das informações no sistema. Para orientações fiscais consulte SEMPRE seu contador.
Ele também compreende genericamente sistemas e versões diferentes. Para conhecer sua solução exata, entre em contato com nossos consultores neste link de contato, pelo whatsapp 21 98209-5462, ou pelo CHAT aí ao lado.
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Até a próxima e sucesso.
Laierte Rodrigues Dias
